El ritmo semanal
Lunes. Kiara entrega el corte de la semana anterior con todo lleno en Monday. Es el corte interno de quién tocó y a quién hay que pagarle, no el corte que se le manda al cliente. Ese mismo día se hacen los pagos, así que el corte tiene que estar antes. También hay junta de ventas y pipeline, presencial y obligatoria, de preferencia en la mañana.
Martes. Kiara le manda a cada artista que trabajó el formulario con sus tocadas y su pago, para que suba su factura y su complemento de pago.
Miércoles. Segunda junta de ventas y revisión de pipeline.
Jueves. Se revisa quién ya subió factura y complemento y se le recuerda directo a quien falta.
Los cuatro días están cargados como eventos recurrentes en el Google Calendar de La Isla con copia a Kiara.
Cómo se factura de ahora en adelante
Cambia la regla. Antes era una factura por tocada; ahora es una factura por artista, por centro de consumo, por quincena.
- Lo que sucede del 1 al 15 se factura dentro de esa misma quincena.
- Lo del 16 al 30 se entrega antes del 30.
- Si sale una tocada extra después de facturar, esa se factura aparte.
- Un formulario por factura: el artista pone el folio, sube un solo archivo, y el formulario indica qué tocadas ampara esa factura.
Hoy las facturas llegan al correo administracion@ de La Isla, al que Kiara va a tener acceso. La meta es que dejen de llegar por correo y entren por el formulario de Monday.
La regla que no se negocia: si un artista debe complementos de pago de pagos anteriores, no se le autoriza el siguiente pago. Esto no es rigidez administrativa. Ya pasó que varios artistas facturaban a través de terceros y se les depositó directo, así que nunca se generó el complemento, y el SAT le cobró a La Isla el impuesto de dinero que ya había salido. El semáforo existe para que eso no se repita.
El papel de Kiara
Kiara es el punto de contacto único con los artistas y es el semáforo: su trabajo es que se vea quién no ha subido papeles y presionar para que lo hagan.
No es la capturista permanente. Cuando crezca la operación entra otra persona a capturar y ella sube a las áreas donde aporta más. La captura es una etapa, no el puesto.
Cómo decidir qué hacer primero
Esta es la parte que hay que releer cuando el día se sienta imposible. Aplica al tablero Pendientes La Isla.
Dos cosas distintas que se confunden
Criterio es por qué importa una tarea. No cambia nunca, aunque la tarea esté trabada.
Estatus es si se puede actuar hoy. Ahí vive En espera, para lo que depende de que alguien más conteste.
Ejemplo: una factura que depende del contador sigue siendo criterio 1, porque es dinero ganado, pero con estatus En espera. El criterio no baja por estar bloqueado. Si bajara, lo bloqueado se iría al fondo del tablero y se olvidaría.
Los cinco criterios
1 · Cobrar lo ganado. El trabajo ya se hizo y el dinero no ha entrado. Cobranza, facturas, complementos, cortes. La pregunta: ¿este dinero ya me lo gané?
2 · Alguien espera. Se le prometió algo a una persona con nombre. La palabra está en juego. La pregunta: ¿hay alguien que hoy está esperando esto de mí?
3 · Ventana que se cierra. No es que corra prisa, es que si no se hace se pierde y ya no se puede hacer después. La pregunta: ¿esto todavía va a existir en un mes?
4 · Desbloquea otros. No cuesta trabajo, cuesta decidir. Y mientras no se decida, hay cosas detenidas esperando. La pregunta: ¿hay algo parado esperando esta definición?
5 · Construcción. Mejora el sistema, la marca o el negocio. Importante, pero elástico. La pregunta: ¿si esto se recorre siete días, alguien lo nota?
Si una tarea cumple varios criterios, se le pone el número más bajo.
Cómo se reparte el día
Primero el bloque de dinero: 45 minutos, todo el criterio 1. Es acotado y siempre cabe. Se hace temprano porque si se deja para después, no pasa.
Después un solo entregable de criterio 2 o 3, y ahí se va el resto de la mañana. Uno solo. El que tenga la fecha más cercana, o la persona que lleva más tiempo esperando.
La tarde es para el 4 y el 5. Es el bloque que construye el negocio y es el primero que se sacrifica cuando el día se descompone. Hay que protegerlo: si la tarde siempre se la come lo urgente, en seis meses estamos igual que hoy.
El criterio 4 no es diario, es semanal. Son pocas decisiones. Se juntan y se resuelven todas en una hora fija de la semana.
La proporción es aproximadamente mitad del día en 1, 2 y 3, y la otra mitad en 5. Si el 1, el 2 y el 3 se comen el día completo, no es que haya demasiado trabajo: es que el sistema no está haciendo su parte. Cada hora de criterio 5 reduce las horas futuras de criterio 1.
Cuando no alcanza el día
- El 1 no se recorre nunca. Es dinero y son 45 minutos.
- El 3 no se recorre. Se pierde.
- El 2 se recorre, pero avisando. Un mensaje de te lo mando mañana cuesta cero y protege lo que el 2 protege, que es la palabra.
- El 5 se recorre en silencio.
Lo que no funciona
Trabajar de arriba hacia abajo, terminando todo el 1, luego todo el 2, luego todo el 3. Nunca se llegaría al 4 ni al 5, porque el 1 y el 2 se regeneran solos todos los días: cada evento que se produce genera cobranza nueva y promesas nuevas.
Hacer tres de cada criterio tampoco funciona. Le daría el mismo peso a un pendiente doméstico que a cobrar la cuenta más grande.
Lo que viene después
- Capacitación para hacer cotizaciones con los cuatro templates: brief, minuta, agenda y proposal.
- Una sesión semanal de contenido con artistas, para video y fotografía. Todavía no arranca.
- Reclutamiento permanente. Siempre estamos contratando y siempre estamos entrevistando: músicos, DJs, administración, ventas y contenido. Encontrar a alguien no detiene las entrevistas.
- Quedaron sobre la mesa dos esquemas para Kiara, el alta para poder facturar su sueldo y una comisión por citas de ventas. Están pendientes de su respuesta.
